凌香里36号楼业主就带着这份“批文”到思明区行政执法局嘉莲中队备案，当时嘉莲中队就发觉这份“批文”不同于正规的施工许可证，但因为加盖了思明区建设局公章，便没有再与思明区建设局联系确认。在接到群众投诉后，城管嘉莲中队曾于10月7日和9日分别开具了《行政执法通知书》，对该处设置围墙、侵占绿地的行为进行制止，要求当事人到中队接受询问。
行评代表还了解到，凌香里36号楼业主还取得了思明区旅游园林局的《临时使用园林绿地的许可证》，允许其使用附近绿地来堆放建筑垃圾等。这张许可证又是怎么通过审批的？行评代表找到了思明区旅游园林局，该局绿化办表示，他们在9月29日收到凌香里36号楼业主的书面申请后，发现翻建围墙已经过思明区建设局的审批。因此，他们在10月8日到现场勘查后，认为符合临时使用园林绿地用于堆积建筑垃圾等的条件，便核发了许可证，使用期限从10月10日至10月25日止，到期需清理现场，恢复绿化原貌。行评代表发现，该局依据的所谓“批文”，还是那份申请报告。市纠风办认为，行政审批必须严格按照法定程序进行，思明区建设局仅凭派出所和居委会的“意见”，就许可凌香里36号楼业主兴建围墙，程序明显不规范。于是，要求思明区纠风办与行评代表共同进行调查、纠正。
10日，调查人员来到思明区建设局。对这份所谓批文，思明区建设局领导解释说，今年8月，凌香里36号楼业主到局里申请翻建围墙，提出该处存在治安和卫生隐患等问题，局里认为必须有所在派出所和居委会签署同意的书面材料。后来，周某拿着嘉莲派出所和莲秀社区居委会支持翻建围墙的书面材料再来时，他便在申请报告上签署了同意翻建围墙的意见，并加盖公章。不过，该局领导强调，这份材料不能作为批文，只是他对群众申请报告的批复件，周某应该拿着这份批复件，向窗口提交申请翻建围墙所需的其他材料，待通过审批取得施工许可证之后，方可开工建设围墙。
调查人员提出，按照行政许可办理程序，凌香里36号楼业主的申请应首先到相应窗口进行申请，并提交施工方案等相关资料，办理许可的相关人员进行审核，最后再提交给局相关领导审批。而现在程序颠倒了过来，局领导甚至连围墙的面积、高度等资料，以及翻建的围墙是否在自家红线图内，是否侵占公共绿地都没有了解，就贸然在这份申请报告中签署“同意”意见并加盖公章。这种做法是违反行政许可程序的，如果申请人都直接先找局领导签署意见，再交由相关人员办理许可，那么相关人员如何在局领导已经同意的情况下再进行审核呢？同时，加盖公章的行为也明显不当，容易让别有用心的人钻空子，凌香里36号楼业主就将该局领导签署的意见当作许可文件使用，使侵占公共绿地行为“合法化”，产生了不良的社会影响。对此，该局领导承认，这一做法确实欠妥。他们在接到群众反映后，立即采取积极措施，已约谈了凌香里36号楼业主，并邀请投诉群众座谈、沟通。该局领导还表示，当天下午就会安排人员拆除没有合法施工手续的围墙，责令当事人恢复公共绿地原貌。
敦促相关部门规范行政行为
为进一步规范有关部门的行政行为，从该事中吸取教训，11日上午，市纠风办与思明区纠风办召集思明区建设局、区旅游园林局、区城市管理行政执法局、嘉莲派出所、嘉莲街道办、莲秀社区居委会通报调查情况。
针对嘉莲派出所、莲秀社区居委会的行为，行评代表指出，消除治安隐患、清除卫生死角，本是派出所、居委会各自的职责，而不能成为周某翻建围墙的借口。更何况，周某翻建的围墙侵占了公共绿地，派出所、居委会未经调查，便贸然为周某开具加盖公章的证明，做法是不当的。嘉莲派出所和莲秀社区居委会均表示，今后将严格内部管理，妥善使用公章，真正从居民利益角度考虑。
行评代表也指出，在该事件中，思明区旅游园林局把思明区建设局的批复件当作正规审批手续，又未与思明区建设局做进一步确认，存在疏失，今后应杜绝类似情况再发生。行评代表还指出，思明区旅游园林局在核发《临时使用园林绿地的许可证》前，曾到现场勘查，却未对周某砍伐树木的行为进行调查。思明区旅游园林局表示，将积极配合区行政执法局，对周某砍伐树木行为依法进行处理，敦促其恢复绿地原貌。