2011年11月2日下午，市绿化市容局《上海市志•绿化市容分志》编纂室召开了第一次工作例会。编纂室全体人员参加了会议。编纂委员会副主任、编纂室主任陶渊主持会议并作重要讲话。他充分肯定了前阶段的筹备工作，编纂工作基本达到市委市政府对第二轮修志的工作要求，“一纳入，五到位”已基本落实，为下一步开展《绿化市容分志》的编纂打下了坚实的基础。
会上，编纂人员就近期的工作作了汇报，并就编纂过程中遇到的问题和困难进行了讨论。会议确定了《绿化市容分志》的基本框架，篇章结构初步定为：绿化、林业、市容环卫、城管执法四卷；卷内设篇，统一为“体制改革、队伍建设、专业内容、历史发展、法制建设、科技装备、重大建设”等八个篇目；篇内章节设置依据内容再行确定。
陶渊主任就下一步工作的开展提出了明确的要求：第一，无论是编纂提纲的总体设计，还是基础资料的收集整理，都要“看清楚、想明白、有准备、再动手”，要胸有成竹、谋而后动，务必做到不错、不漏。第二，尽快将编写大纲由篇目细化到章节，有条不紊，层层推进；尽快提出资料收集单位，要从实际出发，有的放矢；尽快在收集资料的过程中以编年体的形式整理出从1978到2010年的行业大事，以供后用；尽快提出各领域专家委员会的名单，他山之石，可以攻玉。第三，编纂办公室应加快建章立制，使整个编写工作有据可依，提高效率，包括工作例会和专题会议制度，档案管理制度，人员聘用制度等。第四，修改完善编纂工作计划，并在此基础上起草文件通知有关单位，以配合编纂工作的进一步开展。第五，要有计划地组织编纂人员、分管领导和各单位联络员分批次参加地方志编写培训班，尽快熟悉业务，进入工作状态。他要求编纂室全体成员，以昂扬的斗志、饱满的热情把每一步的工作做实、做细、做好，为《绿化市容分志》的编纂奠定良好的开局。